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RFPと仕様書はよく混同されがちですが、実は別のものです。RFPはロボット導入だけではなく、システム開発などを依頼する場合にも必要となります。そこで今回はRFPについて次の2点について詳しく解説しました。

• RFPとはどのようなものか
• ロボット導入時のRFPの構成要素と作成手順

RFPは項目が多く、作成するのも意外と大変です。しかし、記事を最後まで読めばRFP作成の流れもよくわかり、作成時に戸惑うことも減ることは間違いありません。

ロボット導入に必要なRFPとは？

ロボット導入に必要なRFPとは？

RFPとは「Request For Proposal」の頭文字を取った略語です。日本語に直訳すると、提案依頼書になります。つまり、ロボット導入で考えると、ロボットを受け入れる側がシステム開発側に提出する依頼書。ロボットシステムの開発に必要な仕様書とは別のものとなるので、その点だけ注意してください。

ロボット導入の為にRFPを作成することで、自社の要望に合ったロボットシステムを引き出すことができるというメリットがあります。RFPには他にもいくつかのメリットがありますが、逆にデメリットもあるので、その点についても把握しておく必要があるでしょう。

では、RFPのメリットとデメリットについて解説します。

ロボット導入におけるRFPの4つのメリット

RFPのメリットについて考えてみましょう。RFPのメリットとして考えられるのが主に次の4つです。

• ロボットに必要な要件を適切に伝えられる
• 複数社のロボットシステムを効率よく評価・比較できる
• 自社の現状を見直して問題・課題を洗い出すことが可能
• トラブル発生防止になる

RFPの最大のメリットはロボットのシステムに求める要望を漏れなく伝えることができるという点です。文書にして残しておくことで、システム開発側の勘違いなどを減らすことができます。また、文書として残すことで曖昧な部分を排除し、求める要件をお互いに共通認識とすることも可能です。

ロボット導入時におけるRFPは一度作成してしまえば、複数の業者に提出することも容易となります。つまり、簡単に複数の会社からの提案を比較することも可能。一社への依頼では見積りが妥当なのか否かもわからない場合がありますが、複数社に依頼することでそのような問題も排除できます。

また、RFP作成時には自社の現状を調査する必要があり、現状の問題や課題の把握ができるのも大きなメリットです。現場のヒヤリングなどで、今まで気が付かなかったような課題が浮き彫りになるかもしれません。

RFPを文書として残しておくことで、「言った言わない」の水掛け論という不毛なトラブルを予防することにも繋がります。機能的な部分など、考えていることがシステムに盛り込まれていなかったとなると、余計な費用も必要となるかもしれません。そのような問題を予防する為にもRFPを作成しておきましょう。

それではRFPのデメリットについても考えてみましょう。

ロボット導入におけるRFPのデメリット！作業者の負担が増える

ロボット導入時にRFPを作成することは、上記のように多くのメリットがあります。しかし、RFPの作成には調査することも多く、コストだけではなく作業者の負担が増えるというデメリットが考えられます。ロボット導入は度々経験することでもないので、担当者も不慣れな点が多く、RFP作成には時間が掛かることが予想されます。

したがって、RFPを作成する場合には作成手順をしっかり把握しておくことが必要です。では、続いてRFPの作成手順について解説してきましょう。

ロボット導入におけるRFP作成手順

RFPの作成方法は様々ですが、下記のような作成手順で行えば重要なポイントは抑えられます。具体的には次の4つのステップです。

1. ロボット導入の目的を明確にする
2. 現状を調査して把握する
3. 現状の課題を抽出する
4. ロボット導入による解決策を立案する

それでは、それぞれの項目について詳しく解説していきます。

ロボット導入の目的を明確にする

最も重要となるのがロボットを導入する目的です。つまり、最終的なゴールが明確でなければ、明確なRFPを作成することもできません。したがって、まずはゴールを決めるところから始めてください。

たとえば、次のようになります。

• 部品の組み立て工程にロボットを導入することで、工数を3分の1に減らす。
• 今まで4人の作業員が必要だった工程にロボットを導入して、作業員を1人にする。
• エアー源の使用を減らし、工場全体の騒音レベルを20%下げる。

できれば、上記のように目に見えるゴールだけではなく、設備を改善することで最終的な利益がどのように変化するのかということも考えることをおすすめします。

製造工場により、現在導入されている生産設備や販売形態なども様々です。したがって、一概に上記の例の通りということはないでしょう。よって、上記を参考に、状況に応じたゴール設定をしなければなりません。

現状を調査して把握する

ロボット導入の最終的なゴールを設定できたら、RFPを作成する為に現状を調査します。現状がどのような状況であるかということを詳しく把握し、解析しましょう。

現状設備の構成、稼働状況、配置状況等を把握します。具体的には下記のような項目です。

• 設備の機種名や装置の台数
• 1日に何時間稼働しているのか
• 1週間に何日間稼働しているのか
• 生産状況はどの程度か
• 設備の配置図

現状の課題を抽出する

次に、現状の設備の状況や稼働状況から、何が問題となっているのかということを抽出します。この時に重要なのが、一つの方向から見ないという点です。たとえば、現場には顕微鏡で見なければ見えないような問題がある一方、遠いところから俯瞰しなければ見えないような問題もあります。

したがって、そのどちらの立場からも問題を検証する必要があるでしょう。

また、一つの問題に対して様々な角度から検証を行い、問題自体を分析しなければなりません。このようにして現状の課題を抽出することで、設定したゴールへの道筋を阻むものが何であるかということが理解できるようになります。

ロボット導入による解決策を立案する

現状の課題が抽出できれば、その課題を解決する方法を考えなければなりません。特に検討が必要なのが、ロボットをどの工程にどのように導入すべきかという点です。

ただし、闇雲にロボットを導入することはできません。ロボットを導入するには予算の問題があります。また、解決策を立案するにあたり、予算以外にも次のような事柄を決めなければなりません。

• スケジュール
• 要件
• ロボット導入の為のRFP構成要素

スケジュールという点では、RFPの提出・ロボット関連システムの発注・設計等にかかわる大まかな日程を決める必要があります。

要件としては、どのような作業・工程の課題を解決するのかということや対象ワークについて具体的な検討が必要です。また、作業効率などを考慮した設備全体のレイアウト等についても検討しなければなりません。

ロボット導入におけるRFPの概要

現状の課題を解決する為にロボットを導入する場合、以下のような内容でRFPを作成する必要があります。

• ロボット導入の目的予算
• スケジュール
• 対象ワークと作業工程
• 制約条件
• 安全対策
• システムの検収条件

引き渡しに関する検収条件として、教育・訓練も含むように記載することをおすすめします。RFPはテンプレートを利用すれば容易に作成が可能です。しかし、実際の課題や課題解決の方法については十分検討しなければなりません。

その点においては、何度も社内での検討を重ね、少しづつブラッシュアップすることが必要でしょう。

ロボット導入におけるRFP作成において重要なことは、曖昧な部分を残さないということです。発注先の業者が御社の状況を全て把握することは不可能と考え、誰が読んでも誤解の無いような内容を記載が必要となります。

誤った認識のまま設計・製造が行われることになると、リカバリーが必要となるかもしれません。限りある予算の中で円滑にロボットを導入する為には、誤解の無いような記載を心掛けましょう。途中で修正が入ることで、費用だけでなく時間も無駄になってしまいます。

また、スケジュールの遅れは大きな機会損失へと繋がることになるので、最初が肝心。よって、ロボット導入のRFP作成にはできる限り多角的な視点で検討してください。

最後に

本記事ではロボット導入におけるRFP作成の流れについて詳しく解説しました。RFPはロボットを導入する時には必要となる要件定義書です。もう一度記事を振り返ってみましょう。

RFPを作成する場合には作業者の負担が増えるというデメリットがありますが、それ以上のメリットが考えられます。主なメリットとしては次の4点でした。

• ロボットに必要な要件を適切に伝えられる
• 複数社のロボットシステムを効率よく評価・比較できる
• 自社の現状を見直して問題・課題を洗い出すことが可能
• トラブル発生防止になる

また、ロボット導入におけるRFPの作成の流れとしては、次の4つのステップとなります。

1. ロボット導入の目的を明確にする
2. 現状を調査して把握する
3. 現状の課題を抽出する
4. ロボット導入による解決策を立案する

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