とにかく大変な要求仕様書の作成・・・効率化する方法は?

とにかく大変な要求仕様書の作成・・・効率化する方法は?
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設備導入を行う際に必須とも言える要求仕様書。作成するのに膨大な時間が掛かるうえに専門知識も必要なので、誰にでも作成できるというものでもありませんよね。結果的に「できる」人に作業が集中するので他の業務を圧迫したり、業務自体が属人化しがちで人によって成果物の質にバラつきが出たりなど悩みは尽きません・・・。これまで私たちはそんなユーザーの切実な悩みを至るところで耳にしてきました。今回はこれらの問題はどうすれば解決できるのか?というのをテーマにお話ししていきます。

ユーザーの抱える悩みにはどんなものが多いのか?

まずは私たちが普段ユーザーの話を聞いていく中で、多いと感じるお悩みにはどんなものがあるのかを紹介します。これらのお悩みは、要求仕様書に限らず作成に多くの工数を要する文書であれば当てはまる可能性が高いと思われます。

事前調査に時間が掛かる

文書を作成するにあたり過去に似たような事例がないか、または詳しい人に直接話を聞いたりネットで検索したりと事前調査に時間が掛かってしまうというお悩みです。事前調査は知識の浅い人ほど時間が掛かる傾向にあります。また、過去事例はデータや紙が混在した状態で保管されており、何がどこにあるのか分からないなど、日々のデータ管理が杜撰であるがゆえにこの問題を深刻にしている場合も多いようです。中には「あの人に聞かないと分からない」といった例も散見され、結果的に「分かる人」に業務が集中し、ノウハウが社内で共有されないという悪循環が生まれてしまいます。

文書入力やコピペ作業の量が多すぎ

要求仕様書といった文書は量が膨大になる場合が殆どであり、中にはひたすらコピペを繰り返すような作業も存在します。また文書量が膨大であるが故に抜け漏れなどのミスも頻繁に起こります。ダブルチェックを行うにしても人がやっている以上は限界があるので、このような作業を人力だけで行うにはあまりにも効率の悪いと言えるでしょう。

人によって成果物の質にバラつきがある

これはある意味当然とも言えるでしょう。人によって知識量や経験値も様々なのでどうしても成果物の質にはバラつきは生じてしまうものです。ここで注意すべき点は、この問題を避けるために特定の人に業務が集中してしまうということです。できない人を育てるよりも、できる人に任せた方が早いのでどうしてもそちらの選択肢を取らざるを得ない。これは締切の問題や人手不足など、複合的な要因によっていつまでも解決できない問題として残り続けている場合が多いようです。

どうすればこれらの問題を解決できるのか?

これらの問題を根本的に解決するにはまず人手不足の解消や人材教育といった取り組みが考えられます。確かにこれらの取り組みに注力できれば問題は解決できそうですが、現実はそう甘くはありません。人手不足が叫ばれる現在、年々採用の難易度も上がっています。製造業界は特に人が足りていない業界として名が挙がることも多いですし、人材育成も長期的な取り組みにならざるを得ず、退職リスクが常につきまといます。私たちはそんなユーザーの悩みを何とか解決できないかと常に思案してきました。次の項ではこれらの問題を解決するために私たちが出した1つの答えを紹介していきます。

AIを活用するという選択肢

私たちはこれまで業界に特化した業務効率化ツールを開発してきました。FA業界に向けたプロジェクト管理サービス「ROGEAR(ロギア)」は、現在ロボットSIerや生産技術部、機械商社に至るまで幅広いユーザーに利用頂いております。しかし、ROGEARが提供できるベネフィットと既に挙げたユーザーの悩みではあまりにも領域が異なっており、私たちはこの問題に取り組むために「仕様書作成」に特化したサービスを新たに開発する必要がありました。そこで生まれたのがAIによる仕様書作成ツール「SPESILL(スぺシル)」です。SPESILLは近年大きな話題になっているChatGPTの技術を用いたサービスで、人手不足なのであれば本来人がおこなっていた作業の一部をAIに代替させようというシンプルな構想から生まれました。現在はベータ版がリリースされ、基本的な機能を完全無料でご利用いただけます。

AIでどこまで効率化が可能なのか?

気になるのはAIがどこまで「人の替わり」になれるのかという点だと思います。もちろんAIなので熟練者が作成したような、ほぼ完ぺきに近いと言えるものを再現するのはまだまだ難しいというのが現状です。SPESILLの役割は人がやる必要のない部分、例えば事前調査(情報収集)であったり、文書の叩き台を作成するなど比較的シンプルな作業をほぼ0にすることです。AIが作成した文書を人が手直しするというフローをイメージしてもらえば良いかと思います。SPESILLはまさに上に挙げたようなユーザーの悩みを総合的に解決できるサービスであり、製造業界のDX化を推し進める一助になると思っています。

具体的な機能は?

具体的な機能については下記の記事で詳しく紹介させていただきます。また、公式ホームページからも機能の一部や事前申し込みも可能です。正式版は2023年9月1日を予定しており、事前申し込みいただいた方には1ヶ月間の無料トライアルを提供するキャンペーンも実施中ですので、この記事を読んで興味を持っていただいた方はお気軽にお申込みください。

最後に

ChatGPTと連携した専門家・技術者向け生成AIツールで業務を効率化

専門家・技術者向け生成AIツール – SPESILL

専門文書の作成や社内外からのお問い合わせ対応などに課題を感じている、人手不足で業務が逼迫している、埋もれている有益なデータが大量にあるなどのお悩みがあれば是非お気軽にお問い合わせください。

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また、自動化を行うにあたって知っておくべき事項をまとめた「工場自動化ガイド」を作成しました。これから自動化を行っていきたいと考えている企業様は是非参考にしてみてください。

運営会社について

製造DX.comを運営する株式会社ファースト・オートメーションでは、製造業の業務効率化を支援する様々なサービスを開発提供しています。製造業向け生成AIツール「SPESILL(スぺシル)」は特に反響をいただいております。ぜひご活用ください!

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